Kaikkien yhtiöiden on kuunneltava asiakkaitaan menestyäkseen, mutta Meitassa inhouse-yhtiönä asiakkaiden rooli on erityisen merkityksellinen päätöksenteossa ja kehityksen suunnittelussa. Yhtiömme hallintomalli on suunniteltu tukemaan läpinäkyvää, osallistavaa ja vaikuttavaa päätöksentekoa, jossa asiakkailla on keskeinen rooli kaikilla tasoilla.
Tässä blogissa avaan käytännössä, miten eri foorumit tukevat tätä tavoitetta, ja miten asiakkaamme ovat mukana Meitan päätöksenteossa strategiselta tasolta aina päivittäiseen arkeen.
Yhtiökokous – omistajien ääni
Yhtiökokous on Meitan korkein päättävä elin, jossa omistajamme käyttävät päätösvaltaansa. Kokouksessa käsitellään muun muassa tilinpäätös, hallituksen jäsenten valinnat sekä merkittävät strategiset linjaukset.
Yhtiökokous hyväksyy myös omistajastrategian, jota valmistellaan ja katselmoidaan säännöllisesti hallituksen ja omistajien yhteistyönä. Koska yhtiön omistajaorganisaatiot ovat kaikki myös asiakkaita, asiakkaan näkökulma on vahvasti mukana heti ylimmältä päätöksenteon tasolta alkaen.
Hallitus – yhtiön strateginen ohjaus
Meitan hallitus koostuu omistajaorganisaatioiden nimeämistä edustajista ja sen tehtävänä on ohjata yhtiötä omistajastrategian periaatteiden mukaisesti. Hallitus päättää yhtiön liiketoimintastrategiasta sekä tavoitteista ja valvoo niiden toteutumista.
Hallitus käy vuoropuhelua esimerkiksi omistajien, asiakasohjausryhmän sekä johtoryhmän kanssa toimintaympäristöstä sekä yhtiön tulevaisuudesta. Hallitus on kuin kompassi, jonka rooli on pitää yhtiö oikeassa kurssissa.
Asiakasohjausryhmä – palveluiden strateginen ohjaus
Asiakasohjausryhmä koostuu omistajaorganisaatioiden nimeämistä asiakasedustajista ja se kokoontuu antamaan ohjausta yhtiölle esimerkiksi asiakasfoorumeiden nimeämisen, palveluiden kehityssuunnitelmien hyväksymisen sekä hinnoitteluperiaatteiden käsittelyn kautta. Asiakasohjausryhmän rooli on huomioitu myös yhtiön osakassopimuksessa.
Asiakasfoorumi – asiakkaiden yhteinen suunta
Asiakasfoorumit kokoavat yhteen Meitan ja asiakkaiden edustajat ideoimaan, suunnittelemaan ja priorisoimaan palveluiden kehitystä. Tällä hetkellä yhtiöllä toimii kolme eri asiakasfoorumia: ICT-palvelut, taloushallinnon palvelut sekä henkilöstöhallinnon palvelut.
Asiakkaiden edustajat osallistuvat Meitan palveluiden kehityssuunnitelmien luomiseen ja tekevät priorisointeja listalla olevien hankkeiden välillä. Työssä korostuvat yhtenäisten eli asiakaskuntaa laajasti koskettavien tuotantojärjestelmien ja teknologioiden elinkaaren, kehityspolkujen ja uusien palveluiden sekä niiden vaatimien investointien arvioiminen. Asiakasfoorumeiden valmistelemat suunnitelmat viedään asiakasohjausryhmän arvioitavaksi.
Johtoryhmä – operatiivinen ohjaus ja strategisten päätösten valmistelu
Meitan johtoryhmä vastaa yhtiön operatiivisesta johtamisesta, strategian valmistelusta sekä toimeenpanosta. Se käsittelee asiakasfoorumeista ja ohjausryhmistä nousevia teemoja ja varmistaa, että asiakastarpeet huomioidaan päätöksenteossa sekä sovitut kehityshankkeet etenevät suunnitellusti. Johtoryhmän jäsenet osallistuvat myös asiakasfoorumeiden, ohjausryhmien ja asiakaskohtaisten kehitysryhmien toimintaan.
Projektien ja palveluiden ohjausryhmät – ketterä kehittäminen
Jokaisella merkittävällä projektilla ja palvelulla on oma ohjausryhmänsä, jossa asiakkaan edustajat ovat mukana ohjaamassa kehityksen ja projektien toteutumista. Ohjausryhmät päättävät projektin sisällöstä ja taloudesta sekä seuraavat etenemistä ja arvioivat riskejä.
Meitan projektinhallintamalli tukee tätä rakennetta ja varmistaa, että asiakas on mukana koko kehityspolun ajan – esiselvityksestä tuotantoon asti.
Asiakaskohtaiset kehitysryhmät– asiakaskohtaisten tarpeiden huomioiminen
Jokaiselle Meitan asiakkaalle on nimettynä oma kehitysryhmä, jossa on mukana asiakkaan nimeämien henkilöiden lisäksi Meitan avainhenkilöitä ja asiakkuusvastaava. Kehitysryhmissä varmistetaan, että asiakaskohtaiset kehitystarpeet tulevat huomioiduksi, yhdessä asetetut tavoitteet saavutetaan sekä varmistetaan palveluiden laatu ja soveltuvuus asiakkaan tarpeisiin.
Aitoja vaikutusmahdollisuuksia ja kohtaamisia
Yhteistyömallimme ovat vuosien varrella kehittyneet ja hioutuneet kokonaisuudeksi, jossa asiakkaidemme avainhenkilöillä on merkittävät vaikutusmahdollisuudet yhtiön ja palveluiden kehittämiseen. Toimintamalleja myös tarkastellaan jatkuvasti: päivitämme ja uudistamme parhaillaan asiakaskohtaisten kehitysryhmien roolia ja käytäntöjä.
Meitassa odotellaan myös innolla syksyn asiakaspäiviä, jolloin kierrämme kaikissa asiakasmaakunnissamme ja esittelypisteiden lisäksi pääsemme tapaamaan ja tutustumaan myös vapaammissa merkeissä — ilman tiukkaa kokousagendaa! Tämä on myös tärkeä osa asiakasyhteistyötä: loppujen lopuksi emme tee työtämme organisaatiolta toiselle, vaan ihmisinä toisille ihmisille.
Salli Kortelainen
Toimitusjohtaja