Kur­kis­tus mei­ta­lai­sen etä­työ­päi­vään

Mei­tan orga­ni­saa­tiossa työs­ken­nel­lään vir­tu­aa­li­tii­meissä. Saman tii­min työ­ka­ve­rit asu­vat ja työs­ken­te­le­vät siis eri paik­ka­kun­nilla ja eri maa­kun­nissa. Myös joh­to­ryh­män jäse­net, HR-tii­min jäse­net ja esi­hen­ki­löt ovat levit­täy­ty­neet eri maa­kun­tiin. Mei­tassa on mah­dol­lista tehdä jopa 100 % etä­työtä työn­ku­vasta riip­puen. Näin laa­jat etä­työ­mah­dol­li­suu­det ja vir­tu­aa­li­tii­mit tar­vit­se­vat­kin aktii­vista vies­tin­tää ja sel­keitä peli­sään­töjä, jotta työ­arki on suju­vaa. Miten tämä käy­tän­nössä onnis­tuu? Kur­kis­te­taan­pas mei­ta­lai­sen etä­työ­päi­vään.

Etä­päivä käyn­tiin tutuilla rutii­neilla

Avaan aamulla työ­ko­neen koto­nani ja vil­kai­sen ensim­mäi­senä int­ra­ne­tin uuti­set, josta löy­tyy orga­ni­saa­tio­tamme kos­ke­vat ajan­koh­tai­set ja olen­nai­set asiat. Seu­raa­vaksi siir­ryn Out­loo­kin kalen­te­riin kat­so­maan, mitä pala­ve­reja minulla tänään on. Out­loo­kin kalen­teri onkin tär­keä pitää ajan­ta­salla, joten sinne on mer­kitty pala­ve­rien lisäksi työ­teh­tä­viä, liu­ku­ma­va­paat, lou­nas­tauot, tii­mini yhtei­set vir­tu­aa­li­set kah­vi­tauot jne. Joka toi­nen maa­nan­tai-ilta­päivä on kalen­te­roitu mei­ta­lais­ten teho­työ­ajaksi, jol­loin emme pidä sisäi­siä pala­ve­reja vaan kes­ki­tymme omiin töi­himme. Sisäi­sistä pala­ve­reista on teho­työ­ai­kana sal­lit­tua kiel­täy­tyä hyvällä omalla tun­nolla, mutta asia­kas­pa­la­ve­rit toki hoi­damme sil­loin­kin.

Tie­to­työ­läi­sen työ­ka­lut tuke­vat työ­päi­vän kul­kua

Tär­kein vies­tin­nän työ­ka­lumme on Mic­ro­soft Teams, joka toi­mii tii­min sisäis­ten ohjei­den tal­len­nus­paik­kana, pala­ve­rien pito­paik­kana ja kes­kus­te­lu­ka­na­vana sekä isom­mille aiheille että pikai­siin kysy­myk­siin. Kun jokai­sen orga­ni­saa­tiomme noin 500 jäse­nestä tavoit­taa Team­sin cha­tissa, ei fyy­si­sellä väli­mat­kalla ole mer­ki­tystä. Vas­tai­len­kin seu­raa­vaksi Team­sin cha­tissa tul­lei­siin työ­ka­ve­rei­den kysy­myk­siin. Jos asian hoi­ta­mi­nen edel­lyt­tää toi­men­pi­teitä, pyy­dän lait­ta­maan sen säh­kö­pos­tilla, jotta asia ei unohdu chat­tiin. 

Puran säh­kö­pos­tiani pit­kin päi­vää ja se on itsel­leni ylei­sin vies­tin­nän väline yhteis­työ­kump­pa­nei­hin ja mui­hin tahoi­hin. Jos jokin säh­kö­pos­tiin tul­lut kysy­mys edel­lyt­tää spar­raus­a­pua ja poh­din­taa, kysyn nopeita mie­li­pi­teitä oman tii­mini cha­tissa. Näin useampi tii­mis­täni voi kom­men­toida asiaa pikai­sesti ennen kuin vas­taan säh­kö­pos­ti­vies­tiin. Jos­kus asia edel­lyt­tää pidem­pää taus­ta­sel­vi­tystä ja kes­kus­te­lua, jol­loin otan asian puheeksi tii­mi­pa­la­ve­rissa. Pala­ve­rit pidämme Mei­tassa aina Team­sin väli­tyk­sellä ja kame­rat päällä. Kol­le­goi­den näke­mi­nen ilah­dut­taa ja tekee kes­kus­te­lusta etä­työs­sä­kin miel­lyt­tä­väm­pää. Me mei­ta­lai­set olem­me­kin ylpeitä aktii­vi­sesta kame­roi­den käy­töstä Teams-pala­ve­reissa.

Etä­päi­vän monen­lai­set koh­taa­mi­set

Tänään osal­lis­tun Team­silla pidet­tä­vään hen­ki­lös­töin­foon. Sen aikana jaamme mie­li­pi­teitä ja kysymme asioita pala­ve­rin cha­tissa. Chat-kes­kus­te­lut saa­vat minut myös hymyi­le­mään ja tuo­vat iloa ja huu­mo­ria työ­päi­vään, sillä asioita kom­men­toi­daan pilke sil­mä­kul­massa ani­maa­tioilla ja hymiöillä höys­tet­tynä. Hen­ki­lös­töin­fon aihei­siin ker­ro­taan mie­li­pi­teitä myös Team­sin mah­dol­lis­ta­milla reak­tioilla, kuten peu­kuilla ja sydä­millä. Pala­ve­rin päät­tyessä annamme vir­tu­aa­li­set aplo­dit. Lopuksi vas­taan vielä Poll-kyse­lyyn, jolla kar­toi­te­taan mie­li­pi­tei­tämme Hen­ki­lös­töin­fon aiheista ja hyö­dyl­li­syy­destä. Näillä eri­lai­silla vir­tu­aa­li­silla työ­ka­luilla saa­daan sato­jen osal­lis­tu­jien pala­ve­ris­ta­kin vuo­ro­vai­kut­tei­nen hyvän mie­len tapah­tuma.

Seu­raa­vaksi kes­ki­tyn ison exce­lin teke­mi­seen, joten lai­tan itseni Team­sista Älä häi­ritse ‑tilaan. Näin muut tie­tä­vät, etten ole het­keen tavoi­tet­ta­vissa eivätkä cha­tin pon­nah­dusik­ku­nat häi­ritse työs­ken­te­lyäni. Sul­jen myös Out­look-säh­kö­pos­tioh­jel­man, jotta en saa ilmoi­tuk­sia säh­kö­pos­teista. Näin mini­moin häi­riö­te­ki­jät ja saan työs­ken­te­ly­rau­han. Parin tun­nin päästä tau­ko­lii­kun­taoh­jelma pon­nah­taa näy­töl­leni ja huo­maan, että pieni venyt­te­ly­tauko onkin pai­kal­laan.

Ilta­päi­vällä osal­lis­tun tii­mini vir­tu­aa­li­kah­vi­tauolle Team­sin väli­tyk­sellä, jossa jut­te­lemme muka­via ja vaih­damme kuu­lu­mi­sia kah­vi­kup­piemme äärellä. Ystä­vän­päi­vän hen­keen olemme kir­joi­tel­leet toi­sis­tamme posi­tii­vi­sia kehuja vir­tu­aa­li­selle Flinga-muis­tiin­pa­no­tau­lulle ja nii­den luke­mi­sesta tulee hyvä mieli. Kol­le­gani vink­kaa minulle vielä vapaa­muo­toi­sen vies­tin­nän Viva Engage ‑sovel­luk­sessa jul­kais­tusta lan­ku­tus­haas­teesta, johon kaikki mei­ta­lai­set voi­vat osal­lis­tua. Innos­tun­kin lan­kut­ta­maan minuu­tin ja lisään mer­kin­nän exce­liin, sillä aktii­vi­nen tyhy-tii­mimme arpoo pal­kin­toja lan­ku­tus­haas­tee­seen osal­lis­tu­nei­den kes­ken.

Lop­pu­päi­vän vas­tai­len säh­kö­pos­tei­hini, ohjeis­tan kol­le­gaani Teams-video­pu­he­lussa, teen uuti­sen int­ra­ne­tiin ja osal­lis­tun webi­naa­riin. Varaan myös kol­le­goil­leni pari pala­ve­ria kalen­te­rei­hin. Kalen­te­ri­nä­ky­mäs­säni onkin aina auki myös esi­hen­ki­löni sekä lähei­sim­pien kol­le­goi­deni kalen­te­rit, joten näen nopealla vil­kai­sulla kai­kille sopi­vat pala­ve­ria­jat. Saan myös lisät­tyä mui­den mei­ta­lais­ten kalen­te­rit Out­loo­kin näky­määni aina tar­vit­taessa. Merk­kaan päi­vän päät­teeksi työ­tun­nit ja ‑teh­tä­vät työ­ajan­seu­ran­ta­jär­jes­tel­mään ja sul­jen koneen. Etä­päi­vän jäl­keen irrot­tau­dun töistä 20 minuu­tin joo­galla, joka nol­laa aja­tuk­set ja ver­ryt­te­lee lihak­set työ­pöy­dän äärestä mui­hin puu­hiin.

Susanna Mäki­nie­melä
Hen­ki­lös­tön kehit­tä­mis­pääl­likkö