Vanhan (ja ainakin viestinnän ammattilaisten keskuudessa suositun) sanonnan mukaan ”viestintä on johtamista ja johtaminen on viestintää”. Onnistunut ja oikea-aikainen viestintä onkin kiistatta yksi tärkeimmistä tekijöistä, joilla varmistetaan arjen sujuvuutta. Nykypäivän informaatiotulvassa oikean viestintäkanavan valinta ja selkeän tehokas viestintä ovat tärkeämpiä kuin koskaan aiemmin.
Usein viestintä koetaan organisaatiosta ulospäin asiakkaille tai median kautta suurelle yleisölle tapahtuvana toimintana, mutta aivan yhtä tärkeää on organisaation sisäinen viestintä. Päivittäin työyhteisössä eri tavoilla tehtävä viestintä on paras (ja itseasiassa ainoa) keino varmistaa, että jokaisella työntekijällä on yhtenäinen käsitys yrityksen toiminnasta ja tavoitteista sekä käytössään työn tekemiseen tarvittava informaatio. Laadukkaaseen viestintään ei ole oikotietä. Viestinnän kehitys on pitkäjänteistä ja suunnitelmallista työtä, jonka tuloksena syntyy parhaassa tapauksessa hyödyllisen lisäksi myös persoonallista ja kiinnostavaa viestintää!
Laadukas viestintä edellyttää suunnitelmallisuutta ja resursseja
Aktiivinen ja raikas viestintä on ollut Meitan vahvuus toiminnan alusta alkaen. Vapaaehtoisvoimin toimiva sometiimimme tekee erittäin hyvää työtä monipuolisten ja kiinnostavien somejulkaisujen parissa ja sisäiset viestintäfoorumimme — kuten säännölliset Teams-henkilöstöinfot — ovat alusta asti tavoittaneet hyvin koko henkilöstön.
Vaikka viestintämme oli jo aktiivista, totesimme pari vuotta sitten, että viestinnän suunnitelmallisuutta ja tavoitteellisuutta pitää lisätä. Toiminnan laajentuessa vaaditaan entistä tarkemmat suunnitelmat ja prosessit varmistamaan tärkeiden viestien laadukas perillemeno. Tärkein yksittäinen tekijä viestinnän kehityksessä on ollut lisätä viestinnän resursseja mm. rekrytoimalla viestintäasiantuntija. Sen lisäksi vahva visio ja periaksiantamaton asenne ovat työntäneet Meitan viestintää laajalla rintamalla eteenpäin.
To do-listoilla suunnittelua, yhteistyötä sekä ketterää toteuttamista
Keskeinen viestinnän kehitysaskel oli Meitan strategiaan sidotun viestintäsuunnitelman laatiminen syksyllä 2022. Suunnitelmaan asetettuja tavoitteita edistetään vuosittain päivitettävillä toimenpiteillä ja edistymistä mitataan säännöllisesti. Suunnitelman pohjalta muotoiltu viestinnän vuosikello rytmittää viestinnän tekemistä.
Osana viestinnän kokonaiskehitystä myös Meitan ilme on kokenut uudistuksen tänä vuonna. Värimaailmaa, fontteja ja yleistä visuaalista ilmettä viilailtiin talvella ja kevään aikana mm. verkkosivumme ja Meitan Asiakaspiste ovat saaneet uuden selkeän ilmeen sekä raikkaan värimaailman.
Suunnitelmien lisäksi viestinnän tasonnostoon tarvittiin Meitan viestinnän tekijöiden oma työryhmä. Säännöllisesti kokoontuva VOME (Voice of Meita & Efetta) tekee linjauksia, käy läpi ajankohtaisia viestinnän asioita sekä suunnittelee ja toteuttaa viestintää. Noin 15 hengen porukka edustaa laajasti Meitan eri toimintoja ja palvelualueita ja varmistaa, että tiedonkulku ja viestinnän tekeminen kehittyvät koko Meitassa.
Näkyviä tuloksia ja jatkuvaa kehitystä
Meitan viestinnän kehityksessä lähdettiin liikkeelle perusasioista: suunnitelmallisuudesta ja rakenteista, joilla mahdollistamme kehityksen. Viestintämme onkin tällä hetkellä huomattavasti selkeämpää ja suunnitelmallisempaa kuin vielä vuosi sitten. Myös asiakkailta ja henkilöstöltä saatua palautetta kuunnellaan herkällä korvalla ja otetaan huomioon kehityksessä. Muutos ottaa aina vähän aikaa, mutta esimerkiksi uudistuneet palvelukanavamme ja aiempaa säännöllisemmät asiakastilaisuudet ovat jo toteutuneita esimerkkejä uudistuneesta viestinnästämme!
Viestintä muuttuu ajassa, eikä Meitankaan viestintä ole koskaan valmista: se mikä toimii ja tavoittaa asiakkaat ja henkilöstön tänään, voi olla epärelevanttia jo huomenna. Viestinnän kehitysvauhti on tällä hetkellä hurja mm. tekoälyn (ChatGPT) esiinmarssin myötä. Uusien asiakaskokemusta parantavien ratkaisujen aktiivinen kartoittaminen ja ennakkoluuloton kokeileminen onkin Meitan viestinnän tulevaisuuden kulmakiviä.
Antti Heinonen
Asiakkuus- ja viestintäjohtaja